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事前準備で円滑に

こんにちは、戦略デザインラボ・中小企業診断士の中田です。
さぁ、会議の適切な進行。最終日の今日のテーマはこちら、「事前準備で円滑に」。
物事は何でも事前準備って大事だと思いますけど、会議の適切な進行のための事前準備って一体どういうものなのか、早速一緒に学んでいきたいと思います。

4つのP

「もう2人は立派なファシリテーターだ」と諏訪さんが2人にお墨付きを与えてますが、「最後に一つとっても重要なことがあります。それはズバリ、事前準備よ!」とビシッと言ってくれました。プレゼンの時も学びましたが、結局その事前準備に尽きる。それはなぜか? 聞いてる人・参加する人の為ですよね。そこに尽きるっていう事です。

特に会議の準備では、「4つのP」を揃える事を意識してみましょう。こういうの好きですね〜(笑)「4P」ね。ピーピー言ってますけれども...
Purpose(目的)Process(進め方)People(参加者)Property(装備)
この4つを意識して揃えていきましょう。

まずパーパス。目的は何か? 会議の目的、つまり「会議の終了条件」です。小川くんもしっかり覚えてましたね。「今日の会議ではこれを決めるんですよね」「今日はここまで進めるんですよね」という終了条件の確認。これを事前に整理しておくと、会議の導入がスムーズになります。

プロパティは装備の事なので、会議に必要な装備というと、机や椅子、あとホワイトボードとかですね。よくありませんか? 何か書こうとしたら、マーカーのインクが出ない!みたいな...そんな事が無い様にしっかり準備をしておいてください。会議室の予約もお忘れなく。
そして最近はオンライン会議も増えていますね。皆様日常的に参加しているから、慣れきってると思います。が! この慣れきった油断が命取りになるといけないので、やはりしっかりと、まずネット環境が安定しているかどうか、音声がちゃんと出るか、映るかとか...基本的なことですが繋がるかという事を、しっかりと確認して事前準備をしておきましょう。

そしてプロセス。予定時間の設定、議題の整理もこの辺になりますが、もう少し準備が必要だ、もうワンステップ必要だと諏訪さんは言っていますね。
それは「議論するにあたって必要な情報は何か?」を確認し、必要なら自分で事前に調べておく事も大切です。「期間はどうなの?」「予算はいくらなの?」「販路はどうなの?」なんて聞かれた時に、情報不足で議論も出来ないなんて事になると、会議を開く意味がなくなってしまいます。なので事前に必要そうな情報は揃えておく。
また、「意思決定の方法も事前に用意して、その会議で提案できるといいですね」なんて言っています。多数決で決めるのか、上に諮るのか...そういう意思決定の方法も考えておくといいですね、ってことなんです。

そしてピーポー。参加者の整理、どれぐらいのレベルの人が来るのか? どれぐらいの情報を持った人が来るのか? という事です。
パートさんを集めての会議なのか、幹部なのか、役員会議なのか...とかね。それによっても持ってる情報のレベルが全然違いますから、準備すべき情報収集というのも全く変わってきます。
つまりこの4Pというのは「互いを行き来して、補完する必要もある」ということになります。

事前準備の重要性

ではまとめに入りましょう。
会議の円滑さは事前準備で決まります。その揃えるべき「4つのP」というのが、①目的②進め方③参加者④装備、です。
「目的」とは終了条件と言いましたが、今日は何を決めるのか? 今日はどこまで進めるのか?という事の整理と共有。
「進め方」で、予定時間の確認や情報の事前収集。
「参加者」は誰が来るのか? どういう情報を持った人が来るのか? という事を整理しておく。
「装備」では、物品やネット環境みたいな事の動作確認など色々な事を準備しておく。
そしてこの4Pは「相互に確認して補完していくもの」という事でした。

そして特に進め方のところ、この事前準備がキーになります。ファシリテーターの腕の見せ所ですよね。当然「予定時間の設定や議題の整理」という所から、「その議論の為に、こういう情報が必要」みたいな事を事前に集めておく。そして「議論の方法も決めておく」。また「意思決定の方法まで想定」して提案出来るように準備しておく。これかなりできる人ですよね! ハードル高いなと思います。

いかがだったでしょうか? 私もこの会議を適切に進行する講座を通して、実は今日のこの事前準備が一番ハードル高いなと思います。私は凄いうっかりさんなので...
何もこれは1人の人が抱え込んじゃう必要もないと思います。ぜひこういう事前準備が得意な人を巻き込んで、一緒に準備していってもらえるといいんじゃないかなと思いました。

ではまた次の講座でお会いしましょう。ごきげんよう。

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会議を適切に進行する

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