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会議の導入

こんにちは、戦略デザインラボ・中小企業診断士の中田です。
この章では会議を適切に進行するという事について学んでいます。今日のテーマはこちら、「会議の導入」。

前回の講座では、会議の終わりに決まった事・やるべき事を「誰が・いつまでに・何をする」という視点で確認をして、リマインドメールを送りましょうと学びましたね。
今回は会議の始まりの部分で、何をしたらいいのかを一緒に学んでいきたいと思います。

会議の目的を決める

早速漫画を見ていきましょう。天龍さんと小川くんが、また白馬ビールの定例会に出て帰ってきたようですね。
今回は「教わった通り最後に確認を入れると、担当や期限の抜け漏れが発覚しました」との事。おそらく「これって誰がやるんでしたっけ?」とか「これいつまでにやるんでしたっけ?」の部分を決めていなかったという事が発覚したと思うんですよ。
このまま会議が終わっていたら、また次回の会議でも何一つ進んでいかない事になりますので、「そういえば決めてなかったね」と決めることが出来たのはすごく大きな進歩だったのではないかと思います。
そしてまた、「リマインドメールもとても好評だったから続けていきます!」なんて。

あの前回ぐったり疲れてた2人が、今日はとってもご機嫌ですね。「だけどやっぱり最後は時間切れになっちゃって、急ピッチで課長が読むだけになっちゃった」と、最後は雑になった様で、そんな課題は残っているようです。

そこで次のステップ。「前回は会議の最後の確認を実践してもらったけど、今回は会議の始まりを変えてもらいます」と諏訪さん。天龍さんは勉強熱心なので、「自分でも勉強してみたんですけど、会議の目的を設定するんですよね?」と。その通り!さすがです。
ただ、会議の目的を設定するって実は凄く難しいです。会議の目的とは? みたいになると戸惑ってしまうと思いますので、「会議の終了条件は何だっけ?」という様に捉えると、少し分かりやすくなるかと思います。この会議はどうなったら終わるのか、つまり「今日は何を決めるんでしたっけ?」という事を最初に質問するだけで整理可能になります。

議題ごとの予定時間を決める

そして「議題ごとに予定時間を決めておく」。もし議案を紙で配るのであれば、各議題ごとに時間まで書き込んじゃうのが一番いいかなと思います。とにかく時間配分を最初に決めておく。
確かに予定時間が決められてるだけで、それに合わせようとする意識が働く気がします。これを「締め切り効果」といいます。私もね正直、納期の力だけで仕事が回ってるというか...もし納期が無かったらズルズルと何もしない、そういうタイプですので、必ず終わりを決めておくというのは、凄く大事です。

そうは言っても、議論がヒートアップするとみんな時計にも目もくれず、時間の事も忘れて議論に没頭しちゃうって事があると思います。そういう時に外部の人間やぺーぺーの人間が、水を差すような事はなかなか言いづらいと思うんですよ。
だけどそういう時は、実況中継です。独り言をつぶやくだけでもOK。「もう何時だ」「あと何分になっちゃった」みたいな事を、独り言で言うだけで、みんなの意識を予定時間に戻す事が出来ます。

それでもやっぱり時間を超える場合がしばしば起こると思います。だからこそ議論する前に「時間が足りないときの対処法」も決めておく。代表的な対処としては、単純に「時間を延ばす」又は何が何でもぐっと集中して短時間に「ピッチを上げて時間内に収める」。あるいは「改めて別日で議論する」。他には、対面だとどうしても喧嘩になっちゃうから、もう「メールとかで対面せずに議論しましょう」とするか。
この様に対処法を事前に決めておく事で、うやむやにならずに済みます。

会議の始めにすべきこと

まとめに入ります。
会議の始めにするべき事は3つ。1つ目は、まず「会議の目的」を確認します。ただ会議の目的は何ですか? とは聞きにくいですし、答えづらいので「今日は何を決めるんでしたっけ?」と会議の終了条件を確認、共有しましょう。

そして2つ目は「各議題の時間配分を決めておく」。これは45分ぐらいかかるな...とか、これは10分でいいな...なんてあると思うので、それを最初に大まかな時間配分しておくという事。そして時間内に終わらせようという意識を促しつつ、もしどうしても議論に没頭して時間が過ぎそう場合は、独り言や実況中継で知らせるという事です。皆さんもう時間ですよって知らせる。

そして3つ目。絶対これ無理やん、確実に時間足りないやん、という時は、「時間を延長しますか〜」とか「あと15分ですけど15分以内に決めますか〜?」あるいは、これについてはもう色々な事を確認しなきゃいけないので、もう1回集まって改めてやりましょうという様に「もう一度議論の場を設ける」。又は、もう対面でなく残りはメールのやりとりでやっていきましょう、とするのかを最初に決めておくといいと思います。

会議で今日のアジェンダですなんて、よく目的を決める事はあるかなと思うんですが、決まらなかった場合に、じゃあどうしましょうという事まで最初に決めておく会議は私もなかなか経験がないので、次回から私もちょっとやってみようかななんて思っています。
皆さんもぜひ実践してみてください。

ではまた次回の会議...じゃなくて講座でお会いしましょう。ごきげんよう。

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会議を適切に進行する

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