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文章の伝わる型

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。さあ、今日は「文章の伝わる型」ですね、前回はシンプルな文章術でしたが、今回は文章の型を学んでいきましょう。
型というと、難しそうだなって思う方もいらっしゃるかもしれません。ただ、型を身につけるのは簡単です。簡単ですが、すごく効果がありますので、ぜひ今日はじっくりと型を学んで必ず覚えてください。

文章の型とは

では漫画の解説入りましょう。天龍さんがいきなり悩んでいますね。これ何で悩んでるかというと、企画が決まったけど、メールの文章をどのように書こうか悩んでおります。
小川さんが何かを思い出したかのような反応ですが、わかりやすい報告で教わったやり方はどうですか? とアドバイスしています。結論→説明の順番で説明をすると、相手に伝わりやすいんじゃないかということですね。

しかし社長が、もっと便利な文章の型があるんだという説明をしています。さあそれは何でしょう? ここが今日のポイントです。結論→説明(理由)→具体例→結論ですね。この型は絶対覚えてください。これを覚えておくと、ロジカルシンキングができる頭になります。ロジカルシンキングの講座をもう学んでいる方もいるかもしれませんね。

型を使った論理的な文章は、当然最初からできるわけではありません。ただ徐々に徐々に、少しずつできるようになっていきます。逆にこの型を覚えていない、使いこなせていないと、文章はもうひっちゃかめっちゃかになってしまいます。文章が上手い人というのは、必ず自分なりの型を持っています。型を持っていないと文章がかなり散らかってしまうので、今日は必ずこの型だけでも覚えてください。

型を使いこなすメリット

型を意識すると、文章を早く書けることができます。これは結構大きなメリットですが、もう一つのメリットである「伝わりやすい」というのもポイントです。この二つのメリットがとても大きいですが、これらのメリットに加えて「論理的な考えができる」ということもメリットの一つとしてあるかなと思います。

さて、この結論→説明(理由)→具体例→結論の型は「PREP法」などと言われております。PREP法とは、結論(Point)、説明・理由(Reason)、具体例(Example)、結論(Point)それぞれのイニシャルを取ったものです。

PREP法のメリットは、何よりも結論先行ということです。日本語は結論が後に来ますよね。例えば誰がどこで誰と何日に何をして、で最後に結論が来ます。日本語は結論までが長いのです。
だからビジネスの世界だと非常に分かりづらいので、PREP法によりまず先に結論を持ってくるのです。最初に「今日はこういうことを話します」という結論が無いと、「あなたは今日、何をしに来たんですか?」と思われてしまいますよね。

ビジネスはみんな忙しい

ビジネスシーンだと、みんな忙しいんです。だからシンプルで相手に伝わる文章は大事ですね。特にメールはその人の文章力がまともに表れます。この人は何が言いたいんだろう? って思うメールもあります。でもそういう点を指摘してくれる人は滅多にいないです。だから意識しなければいけません。

これは電話でも同じことが言えます。要件ばかり伝え、結論を言わない方ってすごく多いです。そうすると本当に時間の無駄なんですよ。時間の無駄なのでまずは結論を伝え、そこから重要な点を伝えていく。それがとても重要です。
先に結論を言わない電話ですと、下手したら結論までに三分かかります。しかし先に結論を伝えてから要点を喋ると、本当に一分で済みます。だいたい三分の1ぐらいになります。

ですので電話でも必ず「結論を先に喋る」ということを意識してみてください。意識しないとこれはできませんので、必ずこの流れを頭の中に入れ、ながら文章を書く、言葉を喋るという訓練をしてみてください。

型を守ることから始める

どうして型が重要なのか、ここまでお話しました。

"文章を書くとき、初めは型を守るべきです。なぜなら、簡単に伝わりやすい文章を書けるからです。例えば武芸や芸事に「守破離」という言葉があるように、何事も初めは基本の型を守ることで上達の道が開けます。一方で型が無ければ「型なし」と呼ばれ、何も身についていない人という評価をされてしまいます。だから最初は必ず型を守る。いきなり自己流でやってしまうと、そこで成長は止まってしまいます。"

ということで、最後はPREP法を実際に使ってみました。いかがでしょうか? 何事もそうですが、必ず最初にベースとなるものがあって、そこから自己流を極めないと本当にメチャクチャになってしまいます。自己流は修正が効かないので、ビジネスにおいても基礎は非常に大事です。

はい、いかがでしたでしょうか?今日の講座は以上となります。
今日の文章術は、型、型、まずは型をしっかり覚えてください。これが本当に大事です。これがないと、生産性、つまり自分の能力は上がってきません。なぜかというと、それだけ文章というものがビジネスでは大事なのです。ビジネスでは相手に自分の考えや意見を伝える機会がすごく多いです。文章がうまく書ける方と書けない方では、生産性や能力が大きく変わってきます。だから文章の型は絶対に必要です。

これも結論→理由→具体例→結論で示してみました。皆さんもぜひ今日の講座の内容を踏まえ、結論→説明(理由)→具体例→結論のPREP法をしっかり覚えてください。
また次の講座でお会いしましょう。

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