皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。
さあ今日は「漏れのない連絡」ですね。連絡というのは、一方的に送ってそれでOKというわけではありません。特に重要な情報・連絡ほど、一回送っただけではダメなので、そのポイントを話していきます。

連絡のゴールとは

ではさっそく漫画に進みましょう。
「事前アンケートなかなか集まらないなあ」と天龍さんが悩んでおります。そこへ「それわかります。」と小川くん。「ちょっと文面見せてもらってもいいっすか？」と確認してくれております。

そこで小川くんから、「提出期限は何回も強調して、何度もリマインドするのがいいかもですね」とアドバイス。すると天龍さんは「しつこくないかな？」と言っていますが、小川くんは「連絡はしつこいくらいがいいんですよ！」と。

その後に「まめに連絡とかお礼をした方がモテるんすよ！」なんて言う小川くんに天龍さんは「仕事と恋愛は違うと思うけどな…」と言っておりますが、意外とこれは的を射た発言でして、諏訪さんも「そうとも言い切れないわよ」と言っております。

「連絡というのは相手にきちんと伝わることがゴール」つまり「連絡した」というのはゴールにはなりません。だからこそ「早く正確に伝わっているか確認までを心がけるのが大切だ」と諏訪さんが言っています。
そして「小川くんのアドバイスは素晴らしかったわ」と褒めています。

「恋愛でも、好きって気持ちが伝わるまで伝えるのが大事っすよね」「推しのアイドルとの握手会のために貯金を捧げます！」と小川くんは少々違う方向に行ってしまっていて、最後に天龍さんが「一方的な好きは迷惑にもなるので気を付けてくださいね」と言っています。

この最後の「一方的な好き」というのは「一方的な連絡」にもなります。これは結構迷惑にもなりますので後で解説いたします。

まとめ

では今日のまとめです。
「“連絡”は相手に伝わることがゴール」
「連絡はしたことがゴールではない」ということですね。なので連絡は①早く正確に　②伝わっているか確認　までをセットにした方が良いということです。

例えば「セミナーの参加申し込みを受け付けました」と。その一回だけでリマインドを送らないと、相手が忘れているかもしれませんよね？ だからこそ開催前日に参加確認のリマインドを送るなど、そこまでやって初めて相手に伝わるといえるかもしれませんね。

アンケートもそうです。一回送っただけですと、意外とそのまま後回しにしてしまう方も多いです。…となると伝わっていないということになりますので、もう一回送り直すと言うことも考える必要があります。

ただここで注意していただきたいのは、先ほど天龍さんが言っていた「一方的な連絡は相手に迷惑になる」ということ。
最近ですと色々なマーケティングオートメーションのツール、つまりメールを自動で送れるようなツールも出てきました。また、むやみやたらにメールや電話をしたりする会社も増えてきましたよね。

上場企業でもそういったことをやる会社が非常に多いのですが、当然それは売上が増えます、利益も増えます。ただ道義的にそれが正しいかどうかと言ったら、はっきり言って迷惑だと感じる方は非常に多いですよね。

だからこそ一方的に連絡をするというのは果たして良いのかどうか、自社の道徳観や倫理・規定に合っているのか…というのもしっかりと確認してから送るようにしてください。
何でもかんでも何度も送ればいいというわけではありません。

「相手に伝わる連絡のコツ」
①伝わるまで何度も連絡する・・・ただし相手が迷惑だと思うほどはやってはいけません。一方的な連絡はやめましょう。
②重要な箇所は3回繰り返す・・・繰り返すというのも良いですが、最近ですとメールを太字にできたりもしますので、重要な箇所だけ太字にする赤字にするなど、そういった工夫も必要です。
③「いつ」「誰に」「どの方法で」連絡したかをデータでまとめておくと抜け漏れを防げる・・・リマインドしたのかどうか、誰がどの方法でやったのかなど、そんなことをしっかりと記録しておくと、ちゃんと連絡が伝わっているかどうかも確認できますので、こちらもおすすめです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。意外と連絡したら終わりという方が非常に多いです。最近はメールで連絡する方も多いですね。私もメールで連絡することが非常に多いです。

なぜかというと、電話ですとその記録が残らないので、抜け漏れが非常に多くなってしまうのでメールを使っています。
ですがこれも落とし穴がありまして、「迷惑メールに振り分けられてしまう」ということがよくあります。どうしてもしょうがないことですが、そうなると相手は気づけませんし、それがトラブルの元となることもあります。メールを送って３日くらい待って連絡がなかったら電話で確認したり、ショートメッセージで一言確認してみるのも良いです。

では「相手に伝わってこそゴール」だということをしっかりと心がけてください。

今日の講座はここまでとします。また次の講座でお会いしましょう。