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漏れのない連絡

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ戦略マネージャーの秋山智です。
今日のテーマはこちら、「漏れのない連絡」。ビジネスの世界で連絡をする場面というのは本当に多いと思いますが、今日はこの漏れのない連絡について一緒に学んでいきます。

連絡は早く正確に伝える

それでは漫画を一緒に振り返っていきます。まず、事前アンケートを取るために連絡をしている天龍さん。しかしアンケートの集まりが悪いようです。そこで小川さんが、何度もリマインドをするのが良いとアドバイスをしています。
相手によってはすぐに回答が返ってくる場合もありますが、普通はなかなか回答が返ってきません。そのような時には何回もリマインドすることが大事ですね。これには諏訪さんも共感してくれました。

連絡を相手にきちんと伝えることがゴールであり、早く正確に伝わっているかの確認まで心がけるのが大切ということで、諏訪さんがポイントを教えてくれています。この小川さんのアドバイスも的確な内容だったということで、褒めてもらってますね。
最後のところで、小川さんのアイドル好きという趣味の話にもなっておりますが(笑)、この一方的な好きというメッセージは場合によっては迷惑にもなりますよね。連絡も同じで、一方的なメッセージは相手に迷惑がかかることもありますので、そこに対する注意も必要です。

伝わる連絡を意識する

ではここからまとめの解説に入りますが、連絡というのは「相手に伝わること」がゴールだということですね。連絡は早く正確に伝えることが重要ですが、そこに確認するということもセットにしてください。
こちらから連絡をして、もうそれで連絡はしたという誤解をしがちなんですが、連絡というのは相手に伝わって初めて成立してますので、相手にちゃんと伝わっているかの確認までしっかりやってほしいですね。

相手に伝わる連絡のコツですが、まず伝わるまで何度も連絡することが重要です。しつこくないかな? という不安や心配もありますが、伝わらないということが一番連絡としては良くないことですので、伝わっていないのであれば何度も連絡をしましょう。
そして、重要な箇所は3回繰り返す。重要な箇所というのは、例えば連絡を返して欲しかったりもしくは資料を出して欲しかったり、相手に何らかのアクションを求める場合です。特に提出期限は相手に伝わっていないとトラブルにつながりますので、こういった部分は何度も分かりやすい文章で繰り返し、伝えるようにしましょう。

連絡については、いつ、誰に、どの方法で連絡をしたのかを自分でもまとめておけば、抜けや漏れが防げます。昔であれば、連絡手段は人と人が会って直接伝える、または手紙を書くというのが主流でしたが、今ではEメールやチャットツール、メッセンジャー、FAX、電話などさまざまな連絡ツールがあります。基本はEメールでの連絡がビジネスの世界では多いと思いますが、このメールも、例えば迷惑メールに入ってしまって見ていなかったということは頻繁にあります。

基本的な連絡方法は一つに決めるのが良いですが、その連絡をした中でこの人はこの連絡方法を好んで使うとか、またはこの人は電話をして連絡しなければ伝わらないとか、だんだん繰り返してくるとわかってくることもあります。こうやって自分なりにデータを蓄えていくと、スムーズな連絡手段を自分の中で身につけることができます。
そうすると自分のお仕事の効率もどんどん上がっていきますし、ミスも防げるようになります。連絡手段はこれと自分で決めてしまわずに、相手によってはこの連絡手段がいいのかなということも柔軟に考えていくと良いですね。

まとめ

さあ、今日は連絡について学びましたが、人と人が情報を伝達する手段は、ITの発達とともに多様化しました。
そのような中で、連絡方法を絞ることに加え、相手に合わせて使うなど、ケースバイケースで使い分けることも必要になりました。また理路整然と話すほうが良い相手もいれば、少し砕けた表現で伝えた方が良い方もいます。難しいことかもしれませんが、一つひとつ皆さん実践していただき、この方法だといいなと感触をつかむことで自分の仕事の楽しさや面白さにつなげてもらえればと思います。

本日の講座は以上となります。皆さんまたお会いしましょう。

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