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整理とは捨てること

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。
今日は「整理とは捨てること」ですね。
前回「5S 」とは何だろう? ということで、5Sの基本的なところをお伝えしましたが、今日はその5S のうちの一番最初「整理」を詳しく解説いたします。

整理の本質

はい早速漫画に進みましょう。
ここは松本社長の知り合いの自動車部品工場です。そこの軽沢社長さんのところに訪問しました。ここで「とても綺麗な工場でした」「働いている人がすごくかっこよかったです」と、天龍さん・小川さんが言ってますね。
実はこの会社、4年前は写真の通りごちゃごちゃとしていたようです。これはまさに整理整頓ができていないような状況ですね。
ではどうやって今のような綺麗な工場になったのか? というと、松本社長が「まず整理から始めましょう」と言ったことで、キッカケが出来たようです。

「整理って何をすればいいんですか?」と小川さんが質問しています。軽沢社長の答えは「ずばり、いらないものを捨てること。そして捨てた結果、ムダがなくなること」さらに「後回しをやめることかな」と言ってますね。

後回しにしないコツ

ここで大事なのは、一番最後の「後回しをやめること」。
これは小学生の机の道具箱の中と一緒で、捨ててもいいモノを貯め込む。プリントはいつか持ち帰ればいい、後で片付ければいい。そうするとどんどん汚くなってしまいますね。皆さんはこれどうですか?

私は、小学校まさにこれでした(汗)。とにかく汚かった...引き出しなんかすごく汚かったんです。
これは職場でも同じなのです。後で捨てればいい...いつか使うだろう...が重なって、汚い職場になってしまう。そうすると汚いことが当たり前になってしまうのですよ。

これはとても重要なことです。
綺麗なところって、皆さん何だか汚したくないですよね? 汚したらちょっとまずいかも...という考えになります。ですが汚いと「汚してもいいや」となってしまいませんか?
よくあるのが、ゴミで散らかっている場所はさらにゴミが増えて、そうでないところはゴミが捨てられない。そういった話もありますが、とにかく汚いが当たり前になってしまうと、とてもよくないのです。結果、探し物でムダな時間が増えたり、ミスに繋がっていくということですね。

「私達の会社では保留品置き場を作って、みんなが同じ基準でモノを捨てられるようにしているんだ」と言っていますね。
「後回しにしない」ことがやはりとても大事です。後回しにしますと、「整理」が上手くいかなくなってしまいます。
小川さんも「いらない書類やデータを捨てないと」と言ってますね。いつかやろう...いつかやろう...と。

これは実際にとても重要なことです。ですから「整理」は、どんな職場でも、どんな人でも欠かせない仕事スキルなのです。
なので学生の皆さんが「5Sで整理整頓」なんて今いわれますが、社会人になったらこの5Sがさらに重要になります。それが会社の利益や生産性に直結しますので、しっかりとやっていきましょうということですね。

そして「いるか、いらないか、判断がつかないか」。後回しをせずに仕分けを徹底すると。「いるもの」は使えばいいですよね。「いらないもの」は捨てる。「わからないもの」は保留品置き場に置く。このようにしていくと、捨てられない、後回しにするといったことがなくなりますので、ぜひやってみていただければと思います。

「次は必要なモノをどう管理するか学んでみよう」ということで、こちらは次回の講座で行います。

基準を明確にする

では解説に進みましょう。
「整理」とは? 皆さん今日学びましたね?
まず「いらないものを捨てること」また「捨てた結果ムダがなくなること」そして「後回しをやめること」ですね。
特にこの「後回し」をやめることが、とても重要だということをお伝えしました。

後回しにしないコツとして、まず①「捨てる基準を明確にする」・・・例えば3ヶ月以上使わなかったものは捨てる。
結構ありませんか? ファイルなど、後で見返すだろうと思いとっておくのですが、実は1年間誰も見ずにそこに置いてある...なんてこと。
それならもうデータ化した方がいいですよね。手間がかかってもデータ化した方が、そこの場所が綺麗になりますから。そんなこともやってみてください。

②「グレーゾーンをつくる」・・・例えば保留品置き場をつくる。
つまり、いるのか or いらないのかわからないものを「とりあえずいるだろう」とせず、保留品置き場を作って、そこに置きましょうと。
そこで例えば何ヶ月使わなかったものは捨てましょうなんて決めたり、そういったことをやってみてください。

そして最後③「誰でも捨てられるようにする」・・・保留品置き場にタグを付けてレッドは捨てる。
例えば何ヶ月と経たなくても「これはいらないですよ」と他の人が判断したら捨てちゃいましょう。そういったルールを決めてみるのもいいかもしれませんね。

5Sの仕組み化

ここは最後に捨てられるようにする事も含めて、いわゆる仕組化となります。
しつけのところで「仕組み」というのもプラスしましたが、これがまさに「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ+仕組み」が必要だということです。
ですので「仕組み」という視点なしに整理整頓など色々やってしまうと、間違いなく上手くいきませんので、必ず「仕組み化する」ということを理解していただければと思います。

いかがでしたでしょうか? 今日は5S の最初の「整理」をやりました。特に重要なのは「後回しにしない」ということでしたね。
皆さんも、私もですが、明日から後回しにしないようにしていきましょう。

今日の講座はここまでといたします。また次の講座でお会いしましょう。

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