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メール・チャット活用術

こんにちは。戦略デザインラボ中小企業診断士の中田です。

前回の講座では、文章コミュニケーション力の最後に「色々なツールを使い分けるというのも大事だよ」なんて話がありました。
というわけで今日は、この「メール・チャット活用術」ということを学んでいきたいと思います。

メールとチャットを使い分ける

「リモートワークに最も欠かせないツールはチャットよ」と諏訪さん。
皆さんは普通にLINEやMessengerを使っていると思いますが、それぞれの企業さんごとにSlackやチャットワークなど色々なツールを使っていると思います。
弊社で一番よく使ってるのはLINEWorksというツールで、これはLINEと同じような使い方ができます。

「メールはもうほとんど使われていないのかな?」と天龍さんが聞いていますが、そんなことはなくて、ポイントは「使い分け」なんですね。

"メール" と "チャット" にそれぞれ特徴があり、それぞれの "メリット・デメリット" がありますから、それを組み合わせて上手に使いこなすことがリモートワークでは重要になりますよね。

というわけでこの使い分ける基準は大きく四つ。
1,エビデンスを残したいのかどうか
2,緊急性がある連絡なのか
3,複数の人に対して周知したり会話したりしたいのか
4,社外とのやりとりなのか、社内とのやりとりなのか
このような切り口があると思います。

メール・チャットの特徴

さて、では「1のエビデンスを残したい場合はどっちがいいか?」小川くんは「メール」と答えましたがそれが正解ですね。
チャットは確かに(LINEやLINEWorksもそうですが)検索はできます。単語を入れるとその単語が含まれる会話が上がってくるので、検索もできるのですが、やはり例えば請求書や契約書みたいなものを、チャットルームにぱっと貼り付けてポンッて送るよりは、「やはりメールの方がいいよね」みたいなことも言っていますね。

実は弊社事務所では、結構チャットで請求書も送ってしまったりもしてますが、正式にはメールの方がいいよねということですね。

そして「2,緊急の連絡/3,複数の人との会話は "チャット" の方がいい」と天龍さん。
メールも通知は来ますが、チャット系(LINEとか)の書き込んでくるようなタイプのほうが、気づきやすいかなと思います。
複数人への周知はメールの同報(CCとかBCCみたいなもの)でも出来ますが、 "同時に会話する" みたいなことではなかなか難しいのかなと思います。複数人とのメールですと、あちこちへ返信して返信して...量もすごく増えて大変だったりすることってありませんか?

私はよくあるので、「わかりました。お願いします」みたいな短い会話ですと、圧倒的にチャットの方がいいなと思います。
チャットでは、その会話が履歴でどんどん流れていきますが、メールですと、必要のない情報もどんどん下に溜まっていくみたいなことになるので、あまり向いてないかなと思います。

そしてチャットでは「わかりました」とか「承知しました」みたいなことをメールやメッセージで返さなくても、ハートマーク・ニコちゃんマークなどで「わかったよ!・了解だよ!」とリアクションもできるので、なお便利かなと思います。

そして「基本的には社内がチャット、社外はメールというのが通例になっているわね」とのことですが、今回の天龍さんみたいに、社外の人と交えてチャットを導入することもあります。実はうちもそうでして、メールはほとんど今は使っておらず、チャットでやっています。
このように、企業さんごとにグループを作ってチャットでやりとりというのも、今後はあり得るのかなと思います。

まとめ

というわけで今日のまとめです。
「メールとチャットツールの使い分け①」
1・ "エビデンスを残すべき内容" あるいは "長い文章になるとき" など、文章コミュニケーション力のような、それなりの文字量になるときですと、多分メールの方がいいです。
「チャットだと後で編集できちゃったりということもあるから、やめておいた方がいいよ」なんて話もありますが、 "文章の長さ" にも関係あるかなと個人的に思ってます。

2・ "緊急性がある内容" はチャットの方が気づきやすい点があります。もちろんメールも通知は来ますが、迷惑メールやら色々なものが多すぎて、ずっとピコピコ鳴っているから「またメールか〜」なんて見ないというパターンは確かにあります。
でもLINEやLINEWorksの音ですと、違う音にしてありますし、やっぱり見ますので気づきやすいのかなと思います。

「メールとチャットツールの使い分け②」
3・ "複数人に向けた内容" はリアクションを確認しやすいのでチャットの方が向いています。

4. "社内/社外" という使い分けでいくと、基本社内はチャットでもいいですね。社外ですと、長い文章のやりとりになることが多いパターンは特に、メールの方がいいかなと思います。そういう関係性で使い分けるということも意識するといいですね。

とはいえ、こういうものは本当にどんどん進化もしていき、常識も変わっていくので、もしかしたらこの動画をご覧になる頃には、また違う新しい常識になっているかもしれませんが、一旦今の段階ではこういう使い分けのポイントというのがあるのかな、ということをご紹介させていただきました。

また次の講座でお会いしましょう。ごきげんよう。

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