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文章コミュニケーション力

こんにちは。戦略デザインラボ中小企業診断士の中田です。

前回の講座の最後に「文章コミュニケーション力が大事だよ」と諏訪さんが言っていましたね。今日はこの「文章コミュニケーション力」とはなんぞや? というので学んでいきたいと思います。

文章コミュニケーション力とは

あえて "文章力" じゃなくて "文章コミュニケーション力" と言っているんですよね。
つまりそれはどういうことか? というか、どうしたらその文章コミュニケーション力がアップするのか? というと、ここに「5か条」が挙げられています。

・伝えたいことを文章で伝えられる。
・伝えたいことを短い文章にできる。
・相手の伝えたいことを誤解なく理解できる。
・相手の文章でわからないことを的確に質問できる。
・文章で伝えるべきものと、その他ツールの最適な使い分けができる。

タラタラ長く書くのではなく、短く簡潔に言いたいことを "文章" で伝えられるか。
流し読みをして誤解して「いやそうではない」なんてことはよくあると思いますが、ではなくてきちんと「相手の言いたいことってこうだよな?」と読み取れる "読解力" 。

もし「何言ってるかよくわかんないな」みたいな場合は「ここについてはこうですか?」「あそこについてはこういう理解でいいですか?」「こういう認識で間違いないですか?」というような、できれば相手がイエス or ノーで答えられる質問で返す。または「質問の意図がわからない」みたいな内容ではなくて、ちゃんと "正解を引き出せるような上手な質問" ができるかということですね。

文章コミュニケーション力の必要性

そして何でもかんでもメールや文章でやればいいってものではなく、その他のツールというのも当然あるわけなので、その "最適な使い分け" ができるかどうかというのも大事になってきます。

ですので、対面で喋っているのとはどこが違うかというと、やっぱり "顔が見えない" ということ。相手が怒っているのか、泣いているのか、喜んでいるのかも全然分からないし、タイムラグもありますよね。
ですので、こういう文章コミュニケーション力というのが大事になってくるんですね。

"文字だけで、誤解なく、伝えたいことを短い文章で伝える" 。そして相手が何を言ってるのか分からないときは、ちゃんと "質問をして、誤解なく相手の意図を汲み取る" ことができる、ということが大事になってきます。

ですから美しい文章というか「小説が書けるか」みたいなことではなくて、文章も一つのツールですから、それを使って "コミュニケーションを円滑にできるかどうか" ということが大事なんですね。

文章コミュニケーション力習得のコツ

「でもなんかどうしたらいいんだろう?」と。「そういう才能私にはないです」なんて、天龍さんはちょっと自己肯定感が低いんですけど、今からでも鍛えられます。これは "練習すれば習得できるスキル" なんです。

ということで漫画左上にコツとして7つありますね。
まず、① "一度全ての情報を文章にしてみる" 何が言いたいのかを書きだしてみて、
② "先に何を持ってくればいいのか(伝えたいのか)" を整理するんですね。
「結論ファースト」なんて言ったりしますけれども、どうすれば相手の注意を引いて、ちゃんとわかってもらえるかというのを整理します。

またダラダラと長い文章ではなく、③ "箇条書き" などを活用するといいですね。箇条書きにすると、文章の量はもしかしたら増えるかもしれませんが "わかりやすさ" の方がその何倍も増えると思います。
すごく簡単な例で言うと「用紙と余白を選択して印刷してください」ではなくて、「1、用紙を選択する 2、余白を選択する 3、印刷ボタンを押す」みたいな。もう本当に箇条書きですね。そういうのを活用してもいいと思います。

そして④何かわかりやすいなと思う文章があればそれを "真似る" 。「まねる = 学ぶ」ですからね。

これは箇条書きのところとも繋がってきますが、⑤記号や段落を(ここでも使っている①②などそういうの)適切に取り入れる。

他にも、特にビジネス文書って、あんまり優しいお手紙みたいな雰囲気が出ないですよね。どうしても冷たい感じの文章になってしまいがちですので、⑥テンションが暗くならないように、少し明るい口調で。文章で「口調」は難しいかもしれないですが、命令口調などにならないようちょっと注意してみましょう。

そのためにも⑦意図を添える。「こうしてください。なぜならこれはこういう目的があるからですよ」というようなことを添えてあげるといいかなと思います。

受け手目線で考える

少しまとめますと、 "何を伝えたいのか" を先に整理するということが特に大事なんですよ。喋るときだって、よく分からなくなってくることもあるので、文章を書くときも、「何が一番伝えたいことなのか」を頭に置いておくといいかなと思います。
そのためにも伝えたい内容を整理して、分かりやすい言葉で。よく「小6でも分かる言い方で」なんて言いますね。そしてシンプルに書くということ。

また誤解を防ぐために、意図を合わせて伝える。これはこういう目的があるからこういうふうにお願いしますということですね。逆に意図が分からない「相手が何でこんなことを私にさせたいのかわかんないな」というときは、こういう意図かな? と考えながら「これはこういう理解でいいですか?」と的確に質問してあげるということまで徹底してください。

記号や箇条書きを取り入れる。もちろん取り入れすぎると逆にごちゃごちゃしちゃうんですが、あくまで目的は "見やすくする" というためですので、適宜入れてみてください。そして文章に限らず、読み手目線、受け手目線というのが、コミュニケーションの基本になってきます。

最後に、他のツールの使い分けっていうのも大事になってくると思います。
電話なのかもしれないしFAXなのかもしれない。メールやチャット、またはリアルで会わなきゃいけないのかもしれない...そういう色々なツールの使い分けというのは、また次回以降に学んでいきたいと思います。

まとめ

というわけでちょっと長くなりましたが今日の復習ですね。

「文章力」ではなくて「文章コミュニケーション力」というのは、
・誤解なく相手に伝えたいことを伝える力。
・誤解なく相手の意図を汲み取る力
・不明確な点を的確に質問する力。→ 何を言ってるのかわかんないことに対して、その不明確な点を、的確に相手から欲しい答えを引き出せるような、答えやすい質問をしてあげる力ということになります。

そして「文章コミュニケーションの基本」として誤解なく伝えるためには、
①伝えたい内容を整理する。
②わかりやすい言葉と言い回し。→ 小6の子供でもわかるように。
③シンプルに書く。→ 二重否定とかをしないってことですね。「何か削除したくない写真は選択しないでください」ではなくて「削除したい写真を選択してください」とストレートに言うみたいな感じです。

「文章コミュニケーションのコツ」としては、
①読み手目線・受け手目線でわかりやすく。→ 文章に限らずですけどね。
②意図・その目的というのもあわせて伝えてあげる。→ 文章だからこそですね。
③わからないところは的確に質問する。→ 何度も繰り返しですが大事なのです。
④記号や箇条書きで見やすく書く。→ レイアウトというか見た目ですね。文章がブロックになってる方が見やすかったりもします。文章そのものはもしかしたらボリュームが増えるかもしれませんが、区切ってあったり、改行や余白があったりと、何かまとめてあった方が結果的にわかりやすければその方が絶対に良いです。

これはね、ぶっちゃけその補助金関係だとかそういう事業計画書を書くときも同じことが言えると思うんですね。
"読み手が見やすいように" レイアウトも考えるし、そして "わかりやすいように・シンプルに・一文一文が短く" というようなことを気をつけて、私達も仕事してます。

というわけで、また次回の講座でお会いしましょう。ごきげんよう。

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