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整頓のルール作り

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。
今日は「整頓のルール作り」。前回は「整理」をやりましたね。次は整頓。捨てるとか、残すとかそういった話ではなく「どこに何を置く」や「綺麗に揃える」などそういった整頓のルールをみていきましょう。

誰でも見える状態を保つ

では早速漫画に進みます。
「ここが共有工具の整理場所です」と書いてあります。「種類ごとに並んでいるんですね」と天龍さん。ここで重要なのが小川さんの「これなら僕も何をどこに置けばいいか分かりそうです」というコメントしていますが、これが重要なのです。
管理の方法が「見れば誰でもわかる」ことが大事です。これは「見える化」だと軽沢社長が言っていますが、1人が分かるというのは良くありません。
1人または少数の人しか分からない...これではとてもダメです。「みんなが一発で分かるようにする」これがとても重要なのです。

さらに工夫として、工場の棚はできるだけ扉がないようにしてる、と。これは、扉を閉めると中がぐちゃぐちゃでも整理整頓できるように思えてしまうためです。こういうことはよくありませんか? 皆さんの自宅で少し考えて欲しいのですが、収納ボックスや収納の戸棚、閉められるから中がぐちゃぐちゃでも綺麗に見えますよね?
ですので、わざとオープンにしておくとそのまま見えますよね? 汚かった場合は、そのまま汚いのが見えます。ですのでオープンにしていくと、汚い状態をなくすことができる。結果、管理の状態が見えるようになるということです。

それに加えて漫画下のところを見ていただきたいのですが、「何があって、何がないのか」もすぐわかる仕組みになっています。管理するモノの形が書いてあります。
これは製造現場でよくやるのですが、例えばハサミだったらハサミの形で、ここに置くんですよと書いておくのです。すると、何がないのかが分かるということですね。

三定を徹底する

整頓では「三定」が大事と言われています。(これは覚えてくださいね)
「三定」とは ①置く場所を定める ②置くモノを定める ③置く量を定める ということで、これはトヨタ自動車さんがすごくしっかりとやっていることです。
「私達は置く場所を定めて、それがあるかないか、誰が使っているか分かるように工夫してみたんです」と言っていますね。これが「見える化」ということです。

「誰が見ても管理状態がわかるというのは最大級の褒め言葉ですね」と軽沢社長が言っています。
製造業の現場だけではなくて、サービス業でも何の業種でもこれは使えます。例えばファイルの管理、書類の管理、そして進行状況の管理...こういうのをみんなが見て「一目でわかる状態を作る」これが理想と言われています。

特に進行管理、これはサービス業でも何でもそうですが、これが作れるかどうか、そしてみんなが一目で見てわかるかどうかというのは、すごく重要です。実際にこれを作っていない会社さんと、作っている会社さんでは全然違います。
例えば作っていない会社さんですと、誰が何をやっているかわからない...だから他の人が次の工程に移ろうにも、すでに終わっているのか? 終わっていないのか? 今何に取り組んでいるのか? と、いちいちコミュニケーションをしなければいけません。
そうすると、コミュニケーションコストがかかってしまう、つまり効率化が悪くなってしまいます。ですので誰が今何を担当しているか? というのが一目でわかる進行表であれば、いちいちコミュニケーションを取らなくていい。そうなればすごく効率化になりますね。

だからこそ自分ルールではなく、誰でもわかるルールで整頓をしなければいけないということです。
今日は「整頓」ということで、次回の講座では「清掃・清潔・しつけ」を学んでいきますよ。

三定と誰でもわかるルール

今日の解説に進みます。
まず「三定」これは整頓の基本です。
「定位」・・・「どこに」置く場所を定める
「定品」・・・「なにが」置くモノを定める
「定量」・・・「いくつ」置く量を定める
ということで、これを 三定 と呼んでおります。三つの定める。これはぜひ覚えておいてください。

そして「誰もがわかるルールのメリット」ということで、まずは「誰でもわかるルールと、自分しかわからないルール」を比べてみましょう。

「誰でもわかるルール」・・・行動習慣をつくって、できたかできていないかが誰の目にも明らかであると、全員の行動が変わる。
これは、例えば 誰が・どこで・何をやっていて・いつまでに出来上がるかを決めれば、他の人は「いつまでに出来上がるか」に合わせて、次の自分の担当をしっかりと決めることができます。何日からこれをやって、その前にこういうことを段取りとして用意しておいて、実際に始まったらこういうふうに進めていけば、一番スケジュール通りにできるな...という行動を立てることができます。

だからこそ誰でもわかるルールで、みんなが共有できるようにする。それがとても大事です。

「自分ルール」・・・自分さえわかればいい、引継ぎできず、自分しか管理ができない。
この2番目がとても問題です。例えば私が、明日からお休みをもらいますと言ったとしましょう。自分ルールですと、私しか持っていない情報というのは、他の人に引継ぎができません。うちの会社でもまだまだありますが、こういうとこは良くないなと、理解していただければと思います。

そうすると、アンタッチャブルをいかになくしていくかというのは、とても重要になりますよね。
「これは自分がやらなければいけない」という思い込みはまず外していただいて「みんなが分かるようにしましょう」というルールを作ってみてください。

以上となりますがいかがでしたでしょうか? 整頓と言ってもこれだけ奥深いです。だからこそ、なるべくみんながわかるルールで決めてください。そして一目で分かれば、みんなの行動が変わるということです。

では今日の講座はここまでと致します。また次の講座でお会いしましょう。

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