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わかりやすい報告

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ戦略マネージャーの秋山智です。
本日のテーマはこちらです、「わかりやすい報告」ですね。報告する場面というのは皆さんさまざまだと思うのですが、わかりやすい報告について今日は一緒に学んでいきたいと思います。

報告の重要ポイント

それでは一緒に漫画を振り返っていきたいと思います。天龍さん、すごく慌てた様子で上司の諏訪さんに報告をしていますが、受ける側の諏訪さんもとても忙しそうですね。こういう状況はよくあると思います。上司はいろんな仕事を抱えているので、報告のタイミングは難しいですね。大丈夫と言った小川さんも実は不安を抱えている様子ですね。

それを見た社長、早速二人にポイントを教えてくれています。報告で大事なのが、「結論ファースト」「トラブルこそ早く」ということですね。まず天龍さんは、報告を結論と理由に整理し、チャットで報告をしています。
内容を見ていきますと、広告が進捗40%であり、ヘルプが必要だということです。その後に理由として、こういった理由があったということを報告した結果、諏訪さんから了解を得ました。小川さんも、予定の金額よりちょっと高い2万円上回る見積もり金額ということが不安だったのですが、これについても上司の諏訪さんに確認をしたところ、大丈夫だということでOKをもらいました。

結論ファースト

報告は結論ファースト、これがすごく大事です。まず、何に関する報告かということを一番目に書きましょう。その次に報告の結論を書く。そして理由や状況、今後の展開を簡潔に説明します。
よくありがちなんですが、慌てているときに自分が困っているという状況や、自分の考えというものを先に伝えたくなってしまいます。しかしこれらを先に伝えてしまうと、報告を受ける人が「報告の中身は何なんだ?」と分からなくなってしまう場合があります。文章だとそこまでありませんが、言葉だとよくありがちなことだと思います。

私はこのようにしたかったんですが相手がこうだったのでこうなりました…と話してしまうと、先に結果ではなく、状況が前に出てしまいます。そうすると、報告を受ける人は情報が錯綜してしまい、結論が分からなくなってしまいます。
このようなことにならないよう、まずは何が起きたかという事実を「結論から」伝えるようにしてみましょう。

報告のタイミング

そして報告が必須であるタイミングが三つのタイミングがあります。それは、①事前に決めてあったタイミング、②予定外のことや変更があったタイミング、そして③悪い状況になったタイミングです。
事前にあったタイミングでの報告はもちろんのこと、予定外の変更があったタイミングというのも報告が必須になります。三つ目にある悪い状況になったタイミングについては、ミスやトラブルの発生などがからむため報告が遅れてしまうことが多いです。自分に都合の悪い報告は、上司から怒られるかもしれないなどの感情が出てきてしまい、結果的に遅れることが多いです。こういう悪い報告こそ、とにかく早くした方がいいと考えてください。

そして報告はタイミングが重要と書いてありますが、先ほどのタイミングを外さずに簡潔に報告ができると、相手からのフィードバックも即座にもらえます。すると時間の無駄も無くなることから、仕事が捗るようになります。

仕事を楽しむために

皆さんもなかなか良い報告ばかりではなく、ちょっと言いづらい報告や悪い報告なんていうのもあると思います。仕事をしていれば当然そのような報告はあると思いますけれども、このような報告はもう仕事の一環の流れの中で「事実」をまず伝えるという形に決めてしまうと、気持ちが楽になります。怒られたくないなとか、何とかうまくごまかしたいなとなると、この報告もうまくいかなくなります。

ですので、結論を先に述べる、理由や状況はその後に伝える、そして最後に、自分の感情や伝えたいことを述べる。このような流れを覚えておくと、報告を受ける人はその事実を正確に把握することができます。
このような報告がうまくいくと、あぁこの人は仕事ができるな、この人とお仕事をしてると大丈夫だなと、信頼関係の構築にもつながっていきます。そうすると自分の仕事がもっと楽しく、面白くなってくると思います。

今日は分かりやすい報告について一緒に学んでいきました。それではまた次の動画でお会いしましょう。

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信頼につながる報連相

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