皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。
さあ今日は「わかりやすい報告」。皆さん分かりやすい報告を心がけていますか？実はこちら９割以上の方はできていません…その９割以上の方ができていない内容を今日はお話しします。

「報告」これは本当にしっかりとやっていかないと意思の疎通がズレていき、とんでもないことになりかねません。だからこそ「シンプルにわかりやすく報告をする」ということを今日は勉強していきましょう。

報告のポイント

早速漫画に進みます。
さあいきなり天龍さんが「報告です！」と言いながらごちゃごちゃっと何かを話しています。しかし「ごめん、後で！チャットなら見れる！」と諏訪さんは忙しそうに出て行きました。
出かけ際、心配そうに小川くんにも声をかけていますが「大丈夫です！！」と…
さあ果たして大丈夫なのでしょうか。

まずは天龍さん「まずいまずいどうしよう、このままだと期限までに終わらないのに…」。小川くんは「大丈夫って言っちゃったけど、見積額これでいいのかな…」と。
２人とも大きな問題を抱えていましたね。

そこに現れたマツアドの社長の松本さんが「まあ落ち着け」と。「上司が忙しそうな時こそ報告を大切にな」と声をかけております。

結論ファースト

ポイントは「結論ファースト、トラブルこそ早く」と松本社長。
これを基にして天龍さんへは「報告を結論と理由に整理して」と。アドバイス通りまずは結論を打ち込んで、その後理由を打ち込んでおります。

これは何がいいのかというと、相手がわかりやすいのです。諏訪さんも「会社戻り次第手伝うわ。できる限り進めておいて！」と簡潔に答えております。

トラブルほどきちんと報告

小川君へは「もしトラブルや想定外があったなら、きちんと報告」と。こちらもアドバイス通りファイルも添付して、確認お願いしますと。
すると諏訪さんから「確認完了。そのまま先方に投げて大丈夫よ」と返答がありました。

その後は「天龍さん俺手伝えることありますか？」「え、ほんとうに！そうしたらね…」というところで漫画は終わっております。

さて先にお伝えしたとおり、こういった内容の報告が出来ている方は本当に10%ぐらいです。9割の方はできていないのです。じゃあ何故できていないかというところを含めて解説でお話していきます。

まとめ

では今日のまとめです。
「報告は結論ファースト」
①まずは何に関する報告か？
②その報告の結論は？
③理由・状況や今後の展開を簡潔に説明

これは文章法でいうPREP法ですね。実はそれに基づいた報告の仕方です。
まず「結論ファースト」結論は何か？ というのを先に書きます。ここで思い浮かべていただきたいのですが、メール・チャット・電話… 結論が先にきていないものがほとんどではないですか？

最初に結論をしっかりとバシッと書き、それに対する理由を後で具体的に書いていける方というのはほとんどいません。
自分でこれを意識して結論ファーストで書いたり話してしていくと、どれだけ相手が面倒くさい文章を書いているかというのが非常によく分かります。

電話でよくあるのは、３分くらい相手が喋り続けて初めて結論がわかるというもの。30秒で終わる話だよなあ…とは思いますが、それだけ皆さん回りくどい言い方・書き方をしているということですね。
そうすると聞いている方も分かりづらくなってしまいますので、 まずは結論を書きましょうということです。

「報告必須な３つのタイミング」
トラブルが起こってしまったとき、起こってしまう前にしっかりと報告をしましょう。
①事前に決めてあったタイミング・・・中間報告や定期報告など
②予定外のことや変更があったタイミング
③悪い状況になったタイミング

意外と落とし穴なのが③の悪い状況になったタイミングです。こういう時は特に、隠したり後回しにしてしまいがちです。しかしそうすると「最初に報告しておけばこんなに大事にならなかったのに…」と後で後悔してしまうようになります。
なので、ちょっとこれヤバくなりそうだなと思ったら、すぐに報告するというのは心がけてください。

「報告はタイミングが重要」
タイミングを外さず簡潔に報告ができると、フィードバックが即座にもらえるので、時間を無駄にすることなく仕事が捗ります。

私の会社、戦略デザインラボでもそうなのですが、とにかく「結論を先に書いてください」というのは徹底しております。そしてこの結論を先に書くことに慣れていくと、しゃべり方も考え方も結論が先に来ますので、すごくスッキリするようになります。

スッキリするようになると、今まで自分がどれだけごちゃごちゃと書いていたか、結論が先に来ない方がどれだけ時間を無駄にしているかというのも、よく分かるようになります。

なのでまずは「結論を話す → 理由を話す」という事を意識していただき、さらに「報告はタイミングが重要」ということもしっかりと意識しておいてください。

最後に

今日の講座は以上となります。冒頭でも中間でもお話しましたが、９割の方はできていません。なのでしっかりとできるまで意識していきましょう。
本日は「結論ファーストで理由を書く」「報告のタイミングが重要」だということでした。

では今日の講座はここまでとします。また次の講座でお会いしましょう。