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業務をツールに合わせる

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。

今日は「業務をツールに合わせる」
前回は「全体最適で手間を省く」ということをやっていきましたが、今回は "業務" ですね。自社の業務内容をツールに合わせていくということをお話させていただきたいと思います。

自社の業務をツールに合わせる

では早速漫画に進みます。
支援機関に再度やってきました。「瀬在さん(瀬在ひろみさん)こんにちは。その後いかがですか? 」「何やらうまくいっていないとご主人から伺いましたが」と山口さん。
何が上手くいっていないかといいますと「軸となるツールをお試しで使ってみたのですが、うちの業務に合っていないんです」とのこと。

「ゆみちゃんは "使い方を変えてみたらどうですか" と言っていますけど、山口先生はどう思いますか? 」とひろみさんから聞かれて、「それはいい視点ですね」と山口さんが答えています。
さあなぜでしょう?

「瀬在さんよく聞いてください。自身の業務に完璧に合った IT ツールを導入するとなると、それこそ1000万円単位のお金がかかってしまいます」と山口さん言っていますね。
これは実際にそうなのですよ。これを "スクラッチ" と言いますが、1から開発するとなると、本当に1000万じゃ済まないお金がかかってしまいます。なので現実的ではないですよね。
費用対効果が低い、つまりコストがいっぱいかかってしまいます。

だからこそ、汎用性の高いツール、つまり "誰もが使える" ような形で世の中に IT ツールが出回っているんですね。なので皆さんが安く使えるわけです。
ですので「この汎用性の高い IT ツールを使いこなすには "業務をツールに合わせる" という視点が大事です」と山口さん話していますね。

この「業務をツールに合わせる」とはどういうことかと言いますと、漫画左下ですね。
「例えば一度の入力で様々なツールに自動で入力されるのであれば、少しぐらい使いづらくても、メリットの方が遥かに大きいです」とあります。

導入メリットを優先する

実は「ちょっと使いづらい部分がある」というだけで、ツールを使わなくなってしまうのは、とてももったいないんです。
なぜかというと、そのツールと業務を合わせればすごくメリットが大きいのに、そこで使いづらいからってやめてしまうと効率化は進みません。
そして全部が全部自社に合うものを使うとしたら、1000万円単位でお金がかかってしまいます。
だからこそ「このツールが安い」「自分たちの手が届く」のであれば、まず自分たちの業務をツールに合わせてみてくださいということですね。

例えばこれで「使いづらい」と諦めてしまうと、それこそ連携が難しくなってしまいます。つまり会計ソフトとの連携ができない、顧客管理との連携ができないなど、色々なところで連携ができなくなってしまいますので、少しぐらい使いづらくても「慣れてください」「業務を合わせてください」というのがここの目的となります。

そして、このデジタル化における最大の目的ですが、それは「どれだけ業務の手間を省いて利益に繋げるか」ですね。ここを履き違えてしまうと、使いやすいというだけで、連携ができないツールを選んでしまいます。

だからこそ「何のためにやるのか」。つまり "どう利益に繋げるか" というのを重々承知していただいて、そのために何を使うか? というのを考えてみてください。

軸となるツール→連携ツール

すると "軸となるツール" 、そこから派生して "連携ができるツール" がどんどん決まっていきます。
ですのでまずは "見える化して → 軸となるツールを決めて → 連携しやすいようなツールを選んで → そこから連携ツールを考えていく" ということをやってみてください。そのための目的は「どれだけ業務の手間を省いて利益に繋げるか」ということですね。

そして場面変わって半年後になりました。
「佐藤さんいつもありがとうございます」「前回は5月の来店でしたね」と、何かタブレットをいじってますね。「新作が入荷し始めてまして、3日後には入荷するんですよ」と。
「佐藤さんにぜひおすすめしたいジャケットがあるので、取り置きしておきますね」と、ゆみちゃんに「予約を入れといてくれますか?」なんてかなりデジタルを使いこなしていますね。予約まで全部管理ができるようになっているようです。

こういう形になると、経営のデジタル化、つまりデジタル経営が非常にできるようになります。

デジタル経営のメリットとしては、やはり「自由になれる時間が増えること」。そうすると経営のことを考えることができますよね? だからこそ、このデジタルを上手く使いこなすためにも、まずは "見える化する → 軸となるツールを決める → そこから連携するツールを考える" "多少使いづらくても業務をツールに合わせる" ということをやってみてください。

コストと使いやすさ

今日の解説に進みます。
「完全カスタマイズのツール vs 汎用性のあるツール」
それぞれに善し悪しがありますね。

・完全カスタマイズですと、自社の業務に完全に合わせることができますので、 "使いやすい" です。ただし、 "高いコスト" ですね、本当に1000万円単位は普通にかかります。
・汎用性のあるツールですと "みんなが使える" これが非常に良い点ですが、みんなが使えるようにしているため、自社に合わないときもありますので "調整が必要" です。

その場合は「業務のやり方をツールに合わせていく」ということですね。
ではどうやっていくかといいますと、

・まずはやりながら調整していく。:これは当然ですよね。

・慣れるまで根気よく使い続ける。:実は習慣によるところが結構大きいです。なのでずっと使っていくと、そのうち慣れていきます。これは本当にそういうもので、Excelをずっとやっていた方が、例えばクラウドの何かのツールを使うときに、Excelに戻ってしまいがちです。しかし根気よくずっと使い続けていただければ、逆に絶対そっちの方が使いやすくなりますので、ここは本当に慣れるまでやってくださいというのが大事です。

・プロに相談 or サポートを頼る。:これは特に導入部分、ツールを導入するときにはプロに相談する方がおすすめです。その方が結果的に早く導入ができて、業務も速くなりますので、なるべく "国の専門機関" や "個別のコンサルティング" などを使っていただいて、全体最適の視点で、ツールの導入、それから運用を考えてみてください。

いかがでしたでしょうか? 今回は「デジタル経営」ということで、これから中小企業にとって必須の "デジタル化" をご紹介いたしました。
本当に1からやる場合は、この章でやった講座の流れをよく覚えていただいて、まず「見える化する」ことから始めてみてください。

今日の講座はここまでとします。また次の講座でお会いしましょう。

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