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全体最適で手間を省く

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。

さあ今日は「全体最適で手間を省く」ですね。
前回「部分最適はやめましょう。全体最適で考えましょう」というお話をしましたが "全体最適ってどうやるのか? " というのを今日は見ていきましょう。

何を導入するかの視点

では早速漫画に進みます。
ヒロミさんが何か悩んでいますね。「全体最適のために IT ツールをいろいろ調べているのよ」「山口先生が教えてくれたんだ。 "何を導入するか" だけ考えれば大丈夫って」と言ってますね。

そこでゆみちゃんが「全体最適ってことは要するに、一度入力しちゃえばいろんなツールに自動入力されればいいんですよね」と言っています。
まさにそういうことですよね。「なるべく手間を省く」ということ、これが大事です。

するとゆみちゃんが色々と調べていますね。
ここで大事なのが「会計ツール」。これはすごく大事なんですよ。会計ツールに紐づいているいろんなアプリやツールでないと、かなり使い勝手が悪くなります。

なぜゆみちゃんが色々と知ってるかというと「独立するときを考えて "自分ならどうするか" っていろいろ考えている」からのようですね。
なのでまずは、この「全体最適」をするために、どれだけ紐づけて連動できるか、どれだけ手間を省けるか、それを考えてみてください。

後日「色々調べたけど、このツールが一番使いやすそうね」とひろみさん。
そこへゆみちゃんが覗き込んで「 UI は使いやすいと思います」と言っています。

現場目線のツール選定

この「 UI 」ユーザーインターフェースの略称なのですが、とにかく "使いやすさ" 画面の使いやすさですね、これがとても重要なのです。

経営者の方が大体こういったツールを入れると思いますが、その際に、自分は使いやすくても、現場が使いづらかったりもします。その対策というのもあるのですが、まずこの使いやすさは、色々と現場の方にも聞いてみて「これ使いやすいですね」などそういう意見を拾ってください。
でないと、入れた後に「やっぱり使い使いづらい」ということで、そのままお蔵入りになってしまうことがありますので、ぜひここは現場の意見も吸い上げて使っていくということですね。

そして山口先生のアドバイスですと
①まずは軸となるツールをお試しで使ってみる。→これが重要なのですが、一つ注意点があります。また後でご説明します。
②ある程度使いこなせそうなら連携するツールを導入する

ということで数日後「やっぱり使いづらい!」となってしまっていますが、この "軸となるツールを試しに使ってみる" 際に「使いづらい」と思うことは結構あります。業務に合っていないとかですね。

そこでゆみちゃんが「使い方を変えなきゃ駄目だと思いますよ」と。
この「使いづらいのに使い方を変えるとはどういうことだろう?」と思いますが、これにはちょっとコツがあります。
「使いづらいと思ったときは、使い方を変えてみると上手くいきますよ。山口先生に相談してみましょう」ということで、その真相はまた次で解説いたします。

全体最適化の手順

今日は全体最適の部分を解決しました。まとめていきましょう。

「 IT ツールの導入で全体最適化する」
①手間を省きたい業務を明確にする(まず当然やることですね。)
②業界に合った IT ツールを調べリスト化する(業界とありますが業務でもどちらでもいいです。)
③軸となるツールを選んで使ってみる。
④連携するツールを導入する。

この③軸となるツールを選んで使ってみる。先程のようにご自身や現場でも使いづらいということもあります。ですがそれはそれで一旦置いておいてください。

「使いづらい ≠ 合っていない」ということで、使いづらいはイコール合っていないとは限らないんです。
どういうことかといいますと、実はすごく自社の業務に必要なものなのに「ちょっとこれ使いづらい」「今までと何か違うから嫌だ」ということは結構あります。ですがそこで諦めちゃいけません。
なぜかというと、100%使いやすいツールは、すごく高いんですよ。この中小企業の戦略ラボのこのサイトも、実は我々の業務とかに合わせて、もう完璧に作っていますが、やっぱり高いんですよ。

ツールに合わせて調整する

その "高くないツール" とは何かというと、一般的にみんながみんな使いやすそうなツールなんですね。
だからこそ、自分たちの業務に完璧に合うわけがないのです。100% は絶対に合いません。
70% 〜 60% でアウト(使いづらいからやめる)ではなくて、例えばその70% が使えそうだとしたら、あとの30% を変えればいいだけです。そこで「使いづらいからやめよう」というのは勿体ないということですね。

そして "ツールの使用に合わせて使い方を調整する" とありますが、この辺はまた次回にご紹介いたします。

いかがでしたでしょうか? 「全体最適」ということで、まずは使いやすさ( UI :ユーザーインターフェースですね)を元に選んでいく。それから連携できるツールをどんどん考えていく。軸となるツールはとりあえずお試しで使ってみる。
ということでした。

そしてお試しで使っているときに「やっぱり使いづらい」と思っても、少し考えて業務の方の見直しを行うと。それは次回詳しく解説いたしますね。

今日の講座はここまでとします。また次の講座でお会いしましょう。

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