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課題解決を議論する

こんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の中田です。
この章では、会議の適切な進行について学んでます。今日のテーマはこちら、「課題解決を議論する」。
会議には色々な種類があるって最初に言いましたね? 何か情報共有だけとか、連絡事項だけみたいな...ぶっちゃけわざわざ会議しなくていいのでは? なパターンから、やっぱり何か特定の課題に対して意見を出し合い、結論を出さなきゃいけない様な会議がありますと。
今回はそういう結論を出すタイプ「課題解決をするための議論」について学んでいきたいと思います。

発散→収束のプロセス

早速漫画を見ていきましょう。
今まで学んだ「会議の終わりの確認」「会議の導入の確認」それと「スクライブ」。実践してみたけどどうだった? と諏訪さんが聞いてます。
2人共、色々とステップアップはしてきているけれども、意見が割れやすい「課題と解決策」を出し合う時には、ちょっとまとめきれないと。前回学んだように、議論がゴチャついてる時は、メモも取りにくくスクライブしにくい。議論がゴチャついているのは分かるんだけど、それを本題に戻すとか、舵取りが出来ない...と悩んじゃってます。また新しい課題が出てきた訳ですね。

この課題解決の議論は、単なる確認とか情報共有・連絡事項の会議よりも、当然難易度は高いわけです。
そこで大事になってくるのが「発散ー収束」のプロセスをしっかりと踏む事がポイントになります。これ、ロジカルシンキングでも勉強しましたが覚えてますか? ロジックツリーを使って、一つの切り口に対し、まずワーッと意見・アイディアをテーブルの上に出して、その中から優先順位をつける。今の制約条件の中からこれっていうのを選んで絞り、それについてワーッとまた広げて。またその中から選んで絞って広げていく...。
その繰り返しだよなんてことを勉強しましたよね。これと同じです。

会議という形になると、よく起こりがちなのが、意見を全て出し切る前に特定の意見に対して議論を始めちゃう事。
だから、まず発散する所で、良い悪い、正しい間違ってる、出来る出来ない に関係なく、まず出し合おうよって言ってる段階で、「でもそれはさ〜」と1つの意見を潰しにかかったり、あるいはもっと良い意見が出てくるかもしれないのに、「それいいね!それいいね!」と1つの意見に対して深掘りしていっちゃうみたいな...。そういうことってよくあると思うんですね。
だから意識的にまず「発散」。その後、議論の対象にする意見を絞っていく。「発散と収束の繰り返し」このプロセスを踏む事が大事になってきます。

課題のレベル

そして「課題のレベルを合わせる」。どういうことかというと、漫画に図が載っていますが、課題解決には5つの階層があります。
①「事象」・・・事実です。何が起こっているのか。
②「問題」・・・その起こってる事に対して何がどう困るのか。
③「原因」・・・どうしてその問題が起こるのか。
④「施策」・・・それに対してどんな解決策があるのか。
⑤「効果」・・・色々出てきた解決策の中で、どれが一番効果が大きいのか。

こんな段階で追っていかなきゃいけないんです。
だけどまず違う階層の話をしたり、あるいはまず何が起こってるかの一番最初の認識がずれいてる、カーナビで言えば現在地がずれているという事もよくあります。実際そういうことになると、もう解決策どころじゃなくなってしまうので、まずそこの認識を揃えて、そしてこの階層を順番に合わせていきましょうという事が大事になるんですね。

話してない人に話を振る

他に、会話に入ってこない人っていますよね。少しおとなしいタイプだったりするのか...この「黙ってる人」には主に5つのタイプがあります。
①議論についていけてない
②何かどこかで引っかかってモヤモヤした思いがあるけど、言葉にうまくできない・まとまっていない
③言いたいことがあるけど遠慮してる。←もう忖度ですよね。そういう村社会的な場合(笑)
④他の人の意見と同じだからわざわざ言わない
⑤そもそも興味がない。←俺関係ね〜し。っていうことね(笑)

もし①〜③のどこかに該当するのであれば、後々モヤモヤがはっきりしてきた時に、後からぶり返すかもしれないので、会議の参加者が納得できるように進行していくのも、ファシリテーターの大切な役割になります。
あと、興味無いし...みたいな人については、参加者のリストから外す事も検討していく。その見極めも大切になりますね。

まとめ

ではまとめに入ります。
課題解決のための議論のコツ。まず、意見を出し切り「発散」させてから議論に入りましょう。「発散と収束」というプロセスを意識してください。
それから「課題の5階層」とは、今はどの階層なのか。議論のゴチャつく原因の8割はこの階層のズレですから、違う階層の話をしない。そして階層を順番に合わせていきます。まず「事実」の認識、現在地の確認をしっかり合わせることから始めましょう。

そして黙ってる人への対処法として、(これプレゼンの講義でも勉強したと思いますが)何か意見ありませんか? 他にありませんか? なんて声をかけてコミュニケーションを取ってみたり、あるいは、ここまでで何かご質問ありませんか? 分からない所ありませんか? なんて言いながら、全員が納得できる進行を目指していきましょう。

反対意見がある・無いというのは関係なくて、その進行が納得出来るかどうかですね。そして、興味無し・関係無しという人については、議論の貢献度によって参加者リストも見直していくのも適宜必要になってくるかと思います。

というわけで私もね、「あいついらなくね?」って会議から外されない様に、しっかりと参加して、意見を出して、有意義な会議にしていきたいなと思います。
ではまた次回の講座でお会いしましょう。ごきげんよう。

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会議を適切に進行する

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