文章はシンプルに

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。今日の講座は、「伝わる文章を書く」というシリーズの「文章はシンプル」にです。どうでしょう皆さん、文章って難しいと思いませんか? 私も文章は結構苦手だったんですよ。

文系なのに苦手というのも問題ですが(笑)、今はすごく文章を得意としています。なぜかというと、私は事業計画をかなり書いています。年間に80件書いた年もありますが、事業計画を書くということは、文章をシンプルにするという目的においてとても重要です。シンプルにしないと相手に伝わらない。だからシンプルに書かないといけないと、いうことですね。では早速、文章をシンプルにする方法を見ていきましょう。

シンプルな文章のポイント

まず漫画ですが、会議を終わりますというところからシーンが始まっております。会議の後にチャットを送ってくれないかと社長が天龍さんに言っております。天龍さんはガーッとメールに文章を打っていますが、これがまた見づらい。とにかく見づらいので、小川さんは「諏訪さんに怒られますよ」と茶々を入れていますね。


そして諏訪さんは、文章を書く上で一番重要なことは何か分かる?と二人に聞いています。天龍さんの答えは、「情報に漏れがないこと」。確かにこれは重要ですよね。ただこれよりも重要なことがあります。さあそれは何でしょう?
小川さんが答えていますが、「シンプル」ですね。このシンプルさというものをまず念頭に置いてみましょう。余計な言葉はとにかく削って、文章を簡潔にするのがポイントだと諏訪さんは話しています。理想的なのは60文字で一つの文。ただこれはあくまでも目安ですので、60文字以上でも最大で80文字までは大丈夫かなと思います。しかし天龍さんの場合100文字になっていますが、100文字だと本当に読みづらいですし結論がわかりづらいです。

これが文章をシンプルにしなければいけない理由なんですね。結論がとにかくわかりづらくなってしまう。なので、文章というのは「短くシンプルにする」ということですね。

「シンプルに」というところは次で説明していますね。一つの文に入れる情報は一つまでにするのが基本よ、と。例えば60文字の中に二つの意味が入っていると、ちょっと混乱しますよね。天龍さんの場合、一つの文章での四つの情報も入っています。これはあまり良くないパターンです。

諏訪さんのアドバイスをもとに天龍さんは、もう一度文章を書き直しました。するとどうでしょうか、すごく分かりやすくなりましたね。とにかく文章を短く区切ってシンプルにした上で、一つの文章には一つのメッセージを入れると。とにかくシンプルに、一文は60文字以内、一文は一つの情報だけ、ということで漫画は締めくくられています。

相手に伝わる文章

では天龍さんの書いた文章を、諏訪さんのアドバイスを受ける前と受けた後で見比べてみましょう。上の文章はとにかく情報がごちゃごちゃしていますね。特に後半部分は文章が長い上に情報が詰め込まれているため、とても読みづらいです。これに対して下の文章はどうでしょう、もう見ただけでスッキリまとまっていますね。
メールだと特に怖いのですが、ごちゃごちゃした文章は相手に正確に伝わらないことがあります。そうするとお互いに認識のズレが生まれてしまうことがあります。

仕事だけでなく、プライベートで結構やってしまうことはありますよね。言いたいことが先走ってまとまりのない発言や文章になってしまう。これちょっと分かりづらかったかな? とか、あとで思うことが結構あります。つまり、伝わる文章を書くというのはちゃんと意識していないとできないことです。逆に言うと、意識をしていればできるということですね。ですのでまずは、「とにかくシンプルに」というのがとても重要になります。


そのために必要なのが、一つの文章を短くする。つまりなるべく60文字以内で収めるということですね。もう一つ1センテンス1メッセージ。

この二つの内容をちゃんと意識していると、とてもいい文章が書けます。この後の中級講座や上級講座でマーケティングなどもやりますが、この文章術はマーケティングでも大事です。
例えば自分が分からないメッセージに対して「買いたい」って思わないですよね。「これすごく欲しいな」と思わせるメッセージじゃないと、当然買いたくなりません。”読み手を意識したシンプルさ”を重視しないと、作り手側のメッセージになってしまうので注意が必要です。

シンプルの大切さ

はい。では今日の講座はここまでとなります。文章術、これは経営計画書などの作成でも非常に大事です。経営計画書の何が大事かというと、経営計画書は自分達の戦略や計画を確認するための羅針盤でもありますが、金融機関に提出したりすることもあります。補助金の申請でも計画書が必要ですね。
そのようなところで計画書の説明ができない、文章の意味がよく分からないということがよくあります。このようなケースを避けるために、文章はとにかくシンプルであるということをまず覚えてください。

もちろん文章術はシンプル以外にも色々あるのですが、まずはこのシンプルをちゃんと守らないと全てが崩れてしまいます。ですので、必ずシンプルというものは守るようにしてみてください。
はい、では今日の講座は以上となります。次のコースでまたお会いしましょう。

伝わる文章を書く

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