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ルールを考える

皆さんこんにちは、戦略デザインラボ中小企業診断士の岡本です。
さぁ今日は「ルールを考える」ですね。前回までは「チームタイプを知る」それから「目標を設定する」といった前段部分をやってきました。今回からは、実際のチーム運営場面で色々決め事を定めていく必要がありますので、まず一つ目として、「ルール」を考えるということをやっていきましょう。

チーム運営における3つのポイント

では漫画に進みます。
「チームタイプを知る」「目標を設定する」ここまでは前回でやりました。今回からは実際にチームを運営するということを学んでいきます。
実際にチームを運営していくときに、抑えるべき3つのポイントというものがあります。それは、1.ルール 2.意思決定 3.エンゲージメント この3つを定めていきます。
「ルール」についてはさらに3つあります。(今日の講座内容ですね)①コミュニケーション量 ②責任範囲 ③評価対象 この3つをやっていきます。

①コミュニケーション量
これはどのようにルール化していけばいいのかですがその前に、前提として「コミュニケーションは実は少ない方が良い」ということです。
少し語弊がありますが「少なくても最大限の効果を得られるようにする」これがとても重要です。コミュニケーションはコストと相反するものですので、コミュニケーションを取れば取るほどコスト的に、つまり効率が悪くなるということです。ですからルール化することが必要なのです。

ガチガチにルールを決めてしまうと、逆に対応力がなくなってしまいますので、コストが増える要因になります。なので自分のチームタイプに適したコミュニケーション量、これを定めることが必要なのです。
例えば、リレー型だとコミュニケーション量が少なくて済みます。サッカー型ですと、基本的にコミュニケーション量は多くなければいけません。ということはコストがかかるので、そこをルールで決めなければいけないということです。

ではどうすればいいか? ですが、漫画右下を見てください。
会議の回数を設定したり、あえて会議はせずにチャットなどで代用すると上手くいくことが多いです。例えばリレー型でしたら「タスクツール」「チャットツール」を使う。サッカー型ですとそれだけでは足りませんので「オンラインの打ち合わせ」「ミーティング」どうしようもなければ「会議」と、そういったものを定めるということです。

そうするとメンバーへの確認の過不足も見えてきます。例えば「この件どうなった?」というとこで「その件でしたらこれこれこうでしたよ」と改めて情報伝達ができなかった部分などが分かるようになります。
これがコミュニケーション量になります。

②責任範囲の明確化
これはとても重要です。なぜかといいますと、責任範囲が定まっていないと、誰が何をすればいいのか分からなくなります。またチームタイプによって(漫画左上のところ)どのくらいの責任を負えばいいのか。つまり「個人で責任を負えばいいのか」それとも「チーム全体で責任を負うべきなのか」ここが重要となります。

元喜君のチームですと...SNSのチームでしたね。そしてサッカー型でしたので、どちらかというとチームで責任を負わなければいけないのです。
つまり、個人でこの作業をやっていればいいや、というだけではなく、チーム全体のことを考えて動かなければいけない。だけど現状は動けていないということで、これでは良くないですよね。だからこそちゃんと責任範囲をチームの視点で定める、これが必要となります。

個人の責任で(これ重要です)、基本的に人材の連携度合いや状況の変化度合いが高いチームであれば、やはりチームの中でこの責任の範囲を拡大していかなければいけないということになります。個人だけじゃ駄目なのです。

③評価対象
当然責任範囲が決まっただけですと、別にみんなやりませんよね? 何のためにやるの? となりますから。そこをしっかり評価と紐付けることが重要です。
これも状況と人材、この2つで決めていくのですが、例えば卓球団体戦型のようなチームですと、個人の方がどちらかというと重要ですよね。個人が状況に応じて動かなければいけない。なのでそういった能力に対して評価をする。対して野球型ですと、チームの連携度合いが必要ですよね。そしたら個人の評価よりもチームに対する貢献度で評価しなければいけないということになります。

今日はルール化する項目ということで①コミュニケーション量 ②責任範囲 ③評価対象 この3つをやりました。
ではそれぞれを解説で見ていきましょう。

適切なコミュニケーション量とは

まず「コミュニケーションを見直す」ですが、基本的には減らした方が良いです。
減らしたいチームの例としましては「状況の変化が小さいチーム」もしくは「個人がそれぞれ役割を果たさなければいけないチーム」ですね。ここで言うと、リレー型と卓球団体戦型です。
こういったチームですと、ガントチャートやタスクツール、チャットツールで、進行管理や状況・情報共有を行うというのが最も望ましいです。

逆に増やしたいチームの例ですと「状況の変化が大きいチーム」例えばサッカー型。卓球団体戦型はどちらかというと減らしたいチームの類に入りますが、増やしたいチームの場合もあります。またチームで連携して成果を出すというと、野球型も入りますね。
そうすると社内チャットの有効活用、またはオンラインの打ち合わせといったものを使っていく。どうしようもなければ会議を設定するということを決めていってください。

責任と評価

次に「責任を評価制度につなげる」とありますが、これは責任範囲の明確化と評価制度はセットでないと意味を成さなくなります。
どういうことかというと、あなたの責任範囲はこうですよとあっても、それが評価に繋がらなければ、別に守らなくてもいいわけですよね。守る必要がない。なのでしっかりと評価に繋げるところまでをセットで考えなければいけません。

そして責任を果たしたかどうかというのは、行動目標と成果目標の達成度で測定します。
これやりましたね? 意義目標・成果目標・行動目標 このうち行動目標と成果目標というのは、ある程度具体的な指標でしたね。例えば月何件契約を取るとかアポを何件やるとかでした。だからこそ評価制度を紐付けると、数字で判断できますのでとてもわかりやすくなります。
これが意義目標に対して評価制度を紐付けてしまうと、すごく曖昧になってしまいます。なので行動か成果の図れるようなもので、評価制度を定めなければいけません。

そして目標はレベル別に持たせて評価制度へと落とし込みます。当然チームの目標、個人の目標があるのですが、それぞれレベルがありますよね? いきなりレベル1の人にレベル10のことをやらせたら意味がありませんので、そこはちゃんとそれぞれのレベルに応じた評価や責任範囲を定めなければいけません。

評価制度の構築

最後に「評価制度の考え方」としましては、個人とチーム、それぞれで成果を考えます。この2つに分けることが重要なのです。
個人の成果を考える場合ですと、スキルやレベルの可視化、つまり「見える化」これが必要です。そして行動目標・成果目標の達成度の測定、つまり出来たか出来なかったかだけではなく、どのくらい出来たかも評価制度に入れていく。つまりスキルや行動も評価するというのはとても重要です。

チームの成果を考える場合は、「360度評価」というのを入れることもあります。
この360度評価は何かと言いますと、お客様や取引先、そういったところの評価も踏まえて評価制度に反映するといった仕組みです。ただお客様や取引先となると結構大変ですよね。コストも手間もすごくかかります。なので導入する際にはコストや手間も考えながら、最良の評価方法を考えていくのが重要です。

さらにチームへの貢献度の測定です。よくある例としては、バックオフィスつまり事務作業の人がすごく貢献しているのに、それが評価に反映されないということがあります。なのでそういったバックオフィスの方々も、チームへどれだけ貢献したかをちゃんと測れるような、そういった評価制度でなければいけません。チームへの影響度も評価するということですね。

いかがでしたでしょうか? 今日はルール化というところをやっていきました。まずチームとして動かす、運営していくにはまずルール化が必要で、そのルールには、コミュニケーション量、責任範囲、そして評価制度、この3つが重要であるということを、今日はしっかりと覚えてください。

以上で今日の講座を終わりとします。また次の講座でお会いしましょう。

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