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オンライン会議の効率化

こんにちは。戦略デザインラボ中小企業診断士の中田です。

これまで非対面(文章やメールチャットのような)リモートのコミュニケーションのやり方について学んできましたが、今日は "オンライン会議" 。中でも「オンライン会議の効率化」ということについて学んでいきたいと思います。

オンライン会議のポイント

とはいえオンラインだからといって、別に会議の基本は何も変わりません。
会議進行のポイントとしては
・事前準備をする
・最初に終了条件と時間を共有する:「今日はこういうことがこんなふうに決まったらいいんですよね?」と「何時までにやりましょうね」という時間を共有
・その会議が終わったらすぐに決定事項をお互いに確認、共有

この "事前準備" として「アジェンダ作成でカバーするといいわ」と諏訪さん。
"アジェンダ" なんて何か横文字が出てきましたが、要は "議題・議案" です。「今日はこれを目的で、あれとそれとあれを決めます」みたいなことを、簡単なメモでいいので、事前に共有しておくとスムーズかと思います。

そして「会議中はリアルタイムに議事録を取りながら、決定事項とToDoタスクを抜き出す」
正直これはタイピングの技術というか、速さは要求されるかなと思います。ただこのオンライン会議みたいなもので、「誰が何を言った」みたいなことを一言一句証拠を残すみたいな、言質を取るみたいなことが目的なわけではなく、あくまで「こういう議題に対して、こういうことが決まって、いつまでに誰が何をするようになりました」と、その "決定事項" だけを共有できればいいので、シンプルな議事録をとればいいかなと思います。

そうすると私も今本当にそうしていますが、会議後すぐに、とった議事録をそのままそのルームにポンと投げる。
"すぐ共有する" というその速さが、やっぱり大事かなと思っています。

「私が受け手側だったら、とてもありがたい情報です!」と天龍さんも言っていますが、やはりみんなそうだと思います。「今日これが決まって、いつまでに自分が、何をやらなきゃいけなかったんだ」ということが確認できるといいかなと。

対面よりもリアクションを大きく

また「対面とオンライン会議で一番違うことは何でしょうか?」と諏訪さん。
小川くんは分かっていますね!「相手の表情がわかりにくいこと」

そうです。しかも何十人なんてなれば、例えばZoomとかだと、もう画面に映りきってないわけです。2ページ目、3ページ目に行かないと見えません。そんなこともありますし、私もそうですがモニターとパソコン本体が別で、カメラもあっちにあって...なんて、もう目線も全然合ってないような人もいるじゃないですか。

ですので、ちょっと大げさなくらい「うんうん」と頷いてみる。実際、普段対面で(リアルで)そこまで大げさにリアクションしなくても、オンラインではちょっと意識的に「うんうん」言ったり、拍手したり...リアクションしてあげるといいかなと思います。

そして「何かご質問ありますか?」と言っても、2人や3人でしたらすぐ分かりますが、「たくさんいてちょっと気付かれにくいな」というときは "挙手" など、そういう "分かりやすい合図" をしてあげるといいですよね。

またそういう恥ずかしがり屋さんのために、主催者側としては質疑応答「ここまでのところで何かご不明点ありますか?」みたいな感じで頻繁に入れてあげると、相手の誤解を解きながら進められるのかなと思います。

オンライン会議は30分以内

ただ、できればオンライン会議は30分以内。できれば!
そうは言っても、私のオンライン会議も割と2時間とか長丁場なものが多いですが、できれば30分以内とかに短くして、その分頻度を上げていきます。
何かすれ違ったまま1週間経って、またミーティングしたら「全然お互い違う認識でした」というよりは、細かい頻度で毎日ちょっとずつ、こうだよねとやりながら進めると、すれ違いも起こりづらいかなと思います。

諏訪さんもそんなふうに言ってますね。確かにずっと座っているのは疲れます。それ以上に、そういう "すれ違い" を防いでいきたいなということですね。

基本に忠実に

というわけで、今日のまとめに入ります。
「オンライン会議の基本」
...と言っても何にも変わらないのですが、事前準備の中ではアジェンダで効率化していきましょう。終了条件時間の共有目的確認などですね。

まず最初に、今日はこういう会議しますよということを共有しておく。

そして、リアルタイム議事録&報告事項決定事項なので、「誰が何を言いました」みたいな会話の流れを書く議事録ではなく、決定事項とToDoタスクをリスト化したような、シンプルなものをメールやチャットで共有をする。

そして、相手に表情がとても伝わりにくいので、相槌を打ったり拍手したり挙手したり、もうなんか大げさなぐらいニコニコ笑顔してあげたりなど、リアクションをわかりやすくしてあげてください。

そしてそのオンライン会議のコツですが、時間は、できれば30分以内を目指して、時間が短いミーティングを高頻度にやる。
そうすることで認識のずれをすり合わせていく、こまめにすり合わせるということが一つ。

そして、質疑応答を多めに挟む。
なんかどんどんすれ違っちゃったりついていけないまま、どんどん進んでいくのではな、理解をすり合わせる認識・すり合わせる疑問をすぐに解消のが大事になってくるかなと思います。

はい。というわけで、これで皆さんオンライン会議に参加するだけではなく主催するのも全然怖くないと思いますので、ぜひ高頻度に、こまめに短い会議をたくさんして、どんどん効率よく進めていってみてください。

というわけでまた次の講座でお会いしましょう。
ごきげんよう。

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