こんにちは、戦略デザインラボ・中小企業診断士の中田です。この章では「会議を適切に進行する」という事について学んでいきます。

皆さんは会議って結構ありますか？ 私も色々な会議に出ていますけど、情報交換会みたいなのもあれば、一方的に連絡事項を聞くだけみたいな...もうそれならメールでいいじゃん！みたいなのもぶっちゃけあります。あるいは議題があって、それについて意見を出し合って、何か決め事をしていくみたいな会議もありますよね。色々な会議がありますが、せっかくやるなら、適切に進行して有意義な時間にしていきたいですよね。

そこでまず、皆さんに学んで頂きたいのがこちら、「隠れファシリテーターになる」。隠れるが必要あるのか？ 隠れファシリって何だよ？ って感じですけど、早速漫画を見ていきたいと思います。

ファシリテーターとは

何やら天龍さんと小川くんが、ドッと疲れて帰ってきました。今日はクライアントである白馬ビールさんの定例会議に参加してきたようですね。
どうだったのかというと...「向こうの課長の独壇場で酷いもんだった」「結局もう何が決まって何が決まってないのか分からない」「時間切れになっちゃった」と。えらく愚痴ってますね（笑）。
それを聞いて「それは会議のファシリテーションを導入する必要があるわね」と諏訪さん。そして「ファシリテーションって中立な司会者の事ですよね？」と答える天龍さんに対し諏訪さんは、いやちょっと違うんだと。「会議の質をアップする技術です」と言ってます。

無意義・無益な会議ではなく、「有益で生産的で建設的な会議」にするために、この「ファシリテーション」は必要不可欠な「技術」なんです。司会者の事ではありません。小川くんは「結局司会者の力量次第であって、外部の人間やぺーぺーの自分達がどうこうできる話じゃ...」ってぼやいてますが、それは大きな勘違いであり、ファシリテーターは司会者とは限らないのです。「ファシリテーター ≠ 司会者」です。そういう意味での「隠れ」ですね。
表立って、司会者やファシリテーターです！と言ってやる訳じゃないけれど、その役割を果たすということです。

隠れファシリテーターの役割

この「隠れファシリテーター」がいるだけで、会議が格段に有意義になります。
じゃあ具体的にこの隠れファシリテーターとは何をする人なのか？というと、まずは「会議の終わったタイミングで決まった事・やるべき事を確認する」ということになります。その時に、「誰が・何を・いつまでに」の視点で確認していくと良いですね。
例えば、次の会議までに「◯◯については誰が◯◯していきます。◯◯は何月何日までに誰が◯◯するんでしたよね？」という感じです。その場でまず「確認する」ってことですね。

その場での確認に留まらず、やるべき事をまとめて、後でメールで送信するのもポイントです。ちょっとした議事録代わりになります。議事録というと、誰が何を発言した、みたいな事まで書くと思いますが、議事録の中の大切な役割の一つがこれですよね。
議事録も決まった事を「誰がいつまでに何をする」、こんな事を中心に書いていると思いますが、「誰が・何を・いつまでに」の部分をピックアップしてまとめて、メールで送るっていうことです。
これだけでリマインドにもなるし、会議をやったことの意義が見えてきますよね。

何するんだっけ？ となると結局、あれについてはどうだっけ？ あの会議って何の為にやったんだったっけ？ なんて...そうならないためにも、「この会議でこういう事が決まって、これについては誰が、何をいつまでにやるんですよという事をみんなで共有する」ということが大事になってきます。

まとめ

ではまとめに入ります。
ファシリテーションとは、司会や進行役という事ではなく「有意義な会議にするための技術」になります。ですので「ファシリテーター ≠ 司会者」です。表立った司会者じゃなくてもファシリテーションをすることは出来るのです。

「隠れファシリテーター」とは何をするか？ それは、会議後に「誰が・何を・いつまでに」を確認する。そしてそれをその場で確認するのはもちろん、後でまとめて「リマインドメールを送る」、この二つです。これを心がけて会議を進行してみてください。

実際にこんな人がいると、凄く素敵だなってなると思うんですよ。ですのでぜひ！次回の会議から早速試してみてくださいね。

ではまた次回の講座でお会いしましょう。ごきげんよう。